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Automazione dei processi: consigli utili

16/10/20200 commenti

Sebbene rappresenti un’opportunità straordinaria di crescita, l’automazione dei processi non è certo a prova di errore. L’automazione non è semplicemente portare in ufficio o in reparto nuovi strumenti tecnologici e richiede una rigorosa disciplina per capire il processo in tutte le sue fasi e per raccogliere i frutti del miglioramento.
Esistono numerosi strumenti per l’automazione di flussi e processi, ma la parte difficile non sta nel trovare la tecnologia: il vero lavoro inizia una volta firmato l’ordine d’acquisto!

Ecco i 3 passaggi da seguire per non commettere errori

1. Scopri cosa vuoi automatizzare

Nella maggior parte dei casi, la quantità di processi che necessitano di automazione è così numerosa, che diventa impossibile capire da dove cominciare. 
Definire un “kit di base” è sicuramente la prima mossa da compiere. Si garantiranno rapidamente ritorni tangibili rispetto agli sforzi profusi. 
Diverse Aziende spendono molto tempo per svolgere attività manuali ripetitive. Questo tipo di attività include spesso input-output dei dati, elaborazione delle operazioni di magazzino e immissione di informazioni sui clienti negli archivi dei sistemi gestionali: questi sono processi maturi per l’automazione!
Una volta identificati questi processi, potremo tracciare il corso del cambiamento. E quando avremo raggiunto i primi obiettivi, potremo passare ad automatizzare processi più critici e centrati sul cliente.

2. Determina le regole per le tue attività di automazione

Le risorse informative per la rappresentazione grafica e l’integrazione tra le applicazioni dei processi aziendali ci permettono di analizzare il processo attuale, migliorarlo e automatizzarlo.
Come parte di questa attività, bisogna che si riconoscano delle regole per governare i processi e le condizioni per automatizzarsi: chi ha l’autorità per fare cosa? In quali circostanze? In quali scenari?
Solo comprendendo le regole che governano i processi ed i flussi di valore, le Aziende possono capire se tali regole sono pertinenti e applicabili. 
Le Imprese, talvolta, potrebbero dover infrangere le regole per creare un metodo di lavoro più rapido ed economico.
Dice il saggio: “semplifica il più possibile”. Più semplice è il processo, più facile è ottenere il risultato atteso.

3. Monitora i risultati per dar vita ad un miglioramento continuo

“Configuralo e dimenticalo” sono due parole che non possono coesistere quando parliamo di automazione dei processi.
Il monitoraggio dei risultati è indispensabile per valutare le prestazioni e per effettuare una revisione dei processi.
Troppe volte, purtroppo, questo passaggio viene trascurato a causa della mancanza di attenzione o risorse.
Diventa quindi fondamentale disporre di metriche per misurare le prestazioni dei processi. 
Senza questi dati, può essere difficile per chiunque comprendere se procedure e processi stanno diventando obsoleti o inefficaci. Come per tutte le trasformazioni, solo con l’oggettività potremo raggiungere gli obiettivi prefissati. 

L’automazione dei processi rappresenta un modo efficace per eliminare le attività dispendiose, in termini di tempo e denaro, sostituendole con processi più rapidi.
Vogliamo ridurre le rielaborazioni ed i costi e offrire una migliore esperienza ai nostri clienti.
Per qualsiasi informazione, visita la nostra pagina, chiamaci o vieni a trovarci in sede.

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